札幌DX事例 | 注文管理・請求書自動作成で効率化した株式会社田西会館
株式会社田西会館のDX導入の背景
株式会社田西会館は札幌近郊の当別町でレストラン「お食事処 田゛んだん」を運営しています。仕出、宴会、会議など様々なニーズに応え、長年地元から愛されています。紙で行なっていた書類作成や注文管理を効率化するために、DX導入を決意しました。
DXコンサルティング前の課題
紙で注文を管理していたため、問合せの対応や書類の作成を効率化したいというご要望がありました。注文を受ける人が複数いることや、問合せの対応をするときに紙の伝票を探すのに苦労しているとのことでした。
内海社長受注伝票を見積書へ転記、見積書を納品書へ転記、納品書を領収書へ転記と繰り返し同じ内容を書く必要があり、効率化が課題でした。また、注文内容の記録を紙で行っていたため、お客様から以前の注文内容などを聞かれた時に探すのがとにかく大変でした。
株式会社田西会館の課題
- 注文を受ける人が複数いるため、紙での管理だと共有が難しい
- 書類の転記が多いのでミスを無くしてや負担を軽減したい
- 過去の注文を確認するのが大変
DXコンサルティングで解決できたこと
注文内容を共有できるように
注文内容をアプリで管理、共有してパソコンやタブレットですぐに注文内容を確認できるようになりました。
予約の種類や人数などの項目を記録できるようにしました。元々使用していた紙の受注伝票と同じ内容を記録できるようにしています。予約の詳しい内容が決まっていれば、商品名、単価、数量を入力して記録できます。
いきなり全てをアプリで管理することは難しいので、注文内容を以前の注文伝票と同じレイアウトで印刷できるようにしました。
注文を受ける人が複数いたので紙で管理していたときは、注文内容を共有するのが大変だったが、パソコンやタブレットで注文の登録、注文状況確認ができるので、共有するのが簡単になった。
書類の転記が不要に
注文内容に登録した商品・単価・数量を元に、見積書、納品書、請求書、領収書のPDFを自動で作成できるので転記が不要になりました。
手書きで書類の転記をする必要がないので、ミスを減らして業務の負担を軽減できた。
過去の注文の確認が簡単に
検索やフィルターを使うことで、すぐに確認したい注文を見つけることができるようになりました。
例えばレストランの店内利用で入った予約だけを見たい場合、フィルターをかけることで該当する注文だけを表示して確認することができます。
このほかにも注文日で絞り込んだり、複数の条件を組み合わせてフィルターをかけることができるので簡単に探したい注文を見つけられます。
紙で管理していたときは注文内容を調べるのに時間がかかっていたが、アプリで管理するようにしてからは検索やフィルターで注文を簡単に探せるようになった。
DXコンサルティングの成果
株式会社田西会館のDXコンサルティングでは、注文管理のデジタル化により、注文の検索やフィルタ機能、書類の自動作成が可能になりました。これにより、問い合わせ対応や書類作成のプロセスが効率化され、業務全体のスピードが向上しています。DX導入を通じて、作業時間の短縮と業務フローの最適化が図られ、結果として企業全体の運用がよりスムーズになりました。
担当 竹村さん検索ですぐに注文内容を確認できるので、お客様から電話があっても、書類を探すために席を立つことなく対応することができるようになりました。こちらからのリクエストに答えて都度アプリの修正や機能追加をしていただけるのでとても助かっています。
株式会社田西会館について
株式会社田西会館のDX導入についてさらに詳しい情報を知りたい方は、公式サイトをご覧ください。
